A Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, tem como premissa, proteger os direitos dos dados pessoais dos brasileiros. Mas na sua empresa, você sabe como se adequar a LGPD?
Em vigência desde 2020, a LGPD determina como as empresas devem agir quando o assunto são os dados pessoais de clientes ou colaboradores, como a coleta, uso e compartilhamento destas informações. O processo de adequação não é nada simples, e todas as organizações precisam se adequar a esta Lei.
Para que sua empresa fique dentro da legalidade, é preciso adotar uma série de medidas, dependendo de cada negócio. Mas vamos explicar aqui algumas boas práticas que você pode adotar que irão transformar o processo mais leve e assertivo, que irá deixar a casa em ordem.
Como coletar os dados?
Para regularizar sua empresa de acordo com a LGPD, o primeiro passo é seguir algumas regras fundamentais para captar os dados pessoais de um usuário. O primeiro deles é ter o consentimento para obter e ainda informar sobre o que será feito com estas informações.
Veja algumas regras básicas para fazer o tratamento dos dados:
▶️Faça a coleta apenas do dados necessários;
▶️Informe o objetivo da captação dos dados;
▶️Dê garantia de que as informações serão usadas somente para a finalidade que foi informado;
▶️Deixar os dados atualizados e corretos além de fornecer de forma gratuita, acesso a forma que as informações são tratadas;
▶️Manter a transparência com o titular dos dados;
▶️Invista na proteção dos dados para evitar invasões de hackers ou pessoas mal intencionadas;
▶️Seja responsável pelas informações a fim de que não sejam usadas para fins indevidos.
Eleja uma equipe para fazer as adequações na empresa
Contrate a ajuda de uma equipe externa e especializada e junto com colaboradores de algumas áreas da empresa como jurídico, TI, RH e Marketing, trabalhem na adequação do empreendimento.
Com esta equipe montada, fica mais fácil atingir de forma mais assertiva as demandas específicas da LGPD, e atender de maneira legal, os pilares que sustentam a lei, que são:
▶️Compliance;
▶️Base jurídica e
▶️Segurança da informação
Faça um levantamento dos dados coletados
Fazer o mapeamento da quantidade de dados armazenados, é uma das primeiras etapas do processo, entendendo o caminho que estas afirmações percorrem, desde a sua chegada, uso, o compartilhamento até a exclusão da sua base.
Nesta fase a empresa precisa ter bem claro o processo, como:
▶️Qual o setor que coletou os dados e quais informações foram solicitadas;
▶️Entenda onde estes dados ficam armazenados;
▶️Qual é o tratamento dos dados pessoais, quem manipula, quem tem acesso e usa estes dados;
▶️Além disso, entenda quais dados são compartilhados externamente e qual a finalidade.
Faça uma revisão dos dados e se há legalidade na coleta
Avalie a necessidade de obter estes dados, se a coleta foi feita dentro da legalidade e se, além disso, a empresa realiza o tratamento dentro dos objetivos da LGPD. É importante observar se dentro da política de privacidade, as informações sensíveis como orientação sexual, religião entre outros, é realmente necessário perguntar.
Para ter uma maior assertividade na proteção de dados pessoais, é preciso que seja feita uma avaliação jurídica de todos os processos da empresa. Um destaque importante é para a relação de dados que são registrados e qual a finalidade de cada um deles, além de entender a base legal para o tratamento destas informações dentro do negócio.
Ofereça clareza e transparência na relação com o dono dos dados
Ao coletar os dados, independente da finalidade, é fundamental que o titular saiba para que e onde serão utilizados essas informações, bem como ter o consentimento dele para isso. Ter definido de maneira clara, o objetivo da coleta pelos agentes de tratamento de dados, é uma das maneiras para que a empresa possa se adequar a LGPD. Também é fundamental que o titular dos dados tenha um canal de comunicação aberto com a empresa para saber como, porque e como suas informações pessoais foram compartilhadas.
Faça a revisão e adequação dos documentos de privacidade
Um dos pontos que vale destacar para adequar a LGPD é revisar os documentos, contratos e demais termos arquivados se realmente estão dentro do que a autoridade nacional de proteção de dados exige.
Existem algumas regras que precisam ser seguidas, como por exemplo:
▶️Mantenha a conformidade entre todos os documentos dentro do que pede a LGPD;
▶️Mantenha sempre de maneira clara os objetivos do uso das informações e o tratamento dispensado;
▶️Somente trate as informações para aquilo que realmente foi proposto e acordado com o titular.
▶️Invista sempre em treinamento e capacitação da equipe para que todas as regras sejam cumpridas com excelência sem deixar margem para questionamentos ou mesmo ações judiciais.
Portanto, para que sua empresa se mantenha dentro das conformidades com a LGPD, é necessário um processo contínuo de atualização com seus colaboradores e dentro da cultura organizacional. É fundamental que todos entendam e incorporem a prática de proteção de dados dentro de todas as atividades que realizam. Afinal são eles que lidam diariamente com as informações e diretamente com os titulares na sua rotina de trabalho.
Então, foi útil para você e sua empresa estas informações? Continue acompanhando nosso blog e saiba mais.
